【企业智囊】管理者如何下达工作指示

在经营管理中，有各层管理者，大到中高层，小到基层，对于每天的管理工作来说，都要把自己的想法和指示，逐一下发给各下属，希望下属们能够又好又快的完成各项工作指示及任务。然而，在下发传达指示时，经常会遇到各种问题，由于沟通不到位，导致“下属不愿听从”、“下属接到指示时有情绪化”、“下属未能正确理解指示的重点”等等现象，从而影响了当前工作进展不顺畅。今天，我们就从一个“下达指示”的案例来说明管理者应如何掌握正确的解决方策。

一位主管下达某种指示时，总是注意到两件事：

1、说得简明易懂。

2、同时，专心观察下属的反应。

虽然如此用心，下属做出的事还是常常与主管的原意相去甚远。

当主管提醒下属，下属就坚持说：

“那次我接到的指示，的确是这样”

就这样在一阵争论后，主管只好重新下令，让下属改变方法去做，虽然，那件工作终究是完成了，但是，上司与下属之间，却难免心有疙瘩，影响了彼此的工作情绪……。

不以主观意识为主，同时，必须抛弃自我中心的观念，完全站在下属的立场设想，考虑到：

1、怎样说，下属才会完全了解？

2、用怎样的措辞，下属才不会发生误会？

3、采用怎样的态度说，下属才会听得进？

我到底想传达什么？把打算传达的事，自问自答之后，整理成有条不紊的内容。

打算传达的事，事先若能整理成条列的方式，内容自然而然会成为“要点式”，可以省去很多废话，内容也会变得井然有序。

先概略说明整体，其次，逐步说明各部分的详尽的内容，最后做归纳。

例如：

“我现在想对你说明四件事。第一……。把前面的说明加以综合就是：第一……。怎么样？对这些事你还有什么疑问？……没有的话，一切就拜托你了。”

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传达一件事时，应该先说结论，而后才说明理由或是状况，我们经常在传达时，往往反此道而行——先拖拖拉拉地说明理由或者状况，磨了老半天，然后才说出不尽明确的结论，造成“说了等于没说”的局面。

这种传达方式，极容易使下属焦急难耐，对说话的内容无法集中注意力。

所谓确认，不仅仅是从下属的表情，姿态中判断下属了解的程度，也要偶尔发问，例如问说：

“这个部分，你可知道我打算怎么做？”

这种质问，可以大大加强下属了解的程度。

那么，如何让下属很快清楚明白上司下发的工作，并把该项工作完成的十分顺畅且有效呢？就需要大家注意并掌握以下几个处理方式。

1、反省一下你平时是不是按照上述六项方法，把话“正确传达”给下属？

2、你在下令之后，一定要告诉下属：

“我刚才说的事你都了解吗？请复诵一遍。”

3、同时不要下达太多的指示。

每次的命令或是指示，项目之多少要适合下属的注意力、理解力。一次只能接受一项命令的人，你可别对他下达三、四项命令。

4、明确地传达命令的重点。

只说一句：

“这件事由你来做吧！好好加油呀。”

这种命令方式显得太粗率，你应该说：

“这件事你要留意的是：第一，注意A的发展情况；第二，对B的效果要立刻提出报告……”

5、下达工作指令时，注意不断重申4P：

目的（Purpose）：我们为什么必须这么做？

前景（Picture ）：当我们达到目标时会是怎么样子？

计划（Plan）：我们达到目标的每一个步骤。

职责（Part）：你能够做什么和需要做什么？

6、多让下属表达意见和提出建议的机会。

7、须重复、多次提醒的内容，可用目视管理方法。

8、重要事项可用书面告知并让其签名。

总之，作为大部门或者小部门的管理者来说，我们都要学会如何把指示正确传给下属，掌握好正确下达工作指示的方法，有利于推进各项工作开展进度，有利于提高下属和部门的工作绩效。